Transmisja danych
Dokumenty księgowe, takie jak np. faktury sprzedaży, wprowadzane są często dwukrotnie do systemu informatycznego;
- w firmie Klienta: w procesie sprzedaży Klient podczas wystawiania faktury wprowadza do programu magazynowego czy fakturującego poszczególne dane kontrahenta, kwoty, ilości itp.
- w Kancelarii: w procesie księgowania pracownik biura rachunkowego wprowadza do systemu księgowego dostarczony w formie papierowej ten sam dokument.
Aby uniknąć podwójnego wprowadzania danych, opracowujemy transmisję danych z programu wspomagającego sprzedaż Klienta do systemu księgowego Kancelarii.
Transmisja przeprowadzana jest cyklicznie, w zależności od potrzeb - w cyklach dziennych, tygodniowych bądź miesięcznych. Dane są eksportowane z systemu Klienta, przesyłane przez Internet i importowane do systemu księgowego. W celu zwiększenia bezpieczeństwa dane mogą podlegać szyfrowaniu.
Staramy się maksymalnie uprościć proces transmisji, tak aby zajmował on Klientowi jak najmniej czasu.
Zaletą stosowania transmisji jest minimalizacja błędów i pomyłek, możliwość natychmiastowego sprawdzenia zgodności danych (sumy), możliwość szybkiego przekazania Klientowi wyników.
Przygotowanie transmisji danych to projekt obejmujący następujące etapy:
- Określenie możliwości transmisji
- zebranie informacji o oprogramowaniu i sprzęcie u Klienta,
- ocena wykonalności i zakresu transmisji (jakie dokumenty można przesyłać, jak często, w jaki sposób)
- Przygotowanie interfejsu (narzędzia umożliwiającego wymianę danych pomiędzy różnymi programami)
- Kontrola poprawności transmisji i ewentualne modyfikacje interfejsu
- Opracowanie polityki transmisji
- kto będzie odpowiedzialny za transmisję
- jak często będzie dokonywana transmisja
- zdefiniowanie dozwolonych i niedozwolonych działań (np. modyfikacja dokumentów przesłanych)
- Wdrożenie transmisji
- instalacja interfejsu u klienta
- szkolenie osób odpowiedzialnych